Beispiele für deinen Verein
Wähle ein Beispiel aus, um den Ablauf und den passenden Workspace-Aufbau anzusehen.
Ein Fest. Viele Hände.
Nora organisiert das Sommerfest ihres Vereins.
So beginnt es.
Vor dem ersten Auftritt müssen Bühne und Tonanlage stehen. Wer baut auf, welche Geräte werden gebraucht und wann kommen sie zurück?
So gehören die Informationen zusammen.
Nora verbindet das Sommerfest mit der Schicht „Aufbau und Soundcheck“. Tom übernimmt die Technik, Lea hilft beim Aufbau. Lautsprecher, Mischpult und Kabel ordnet sie der Schicht zu.
Als ein Helfer absagt, ändert sie die Zuteilung und hält die neue Zuständigkeit fest. Nach dem Fest dokumentiert sie die Rückgabe der Geräte. Fehlendes Material bleibt als offener Vorgang sichtbar.
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Die Aufnahmen zeigen konkrete Ansichten in 4tbase. Über das Vergrößern-Symbol kannst du die Angaben genauer ansehen.
Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Programm, Personen und Material passen im selben Ablauf zusammen. Eingeladene Helfer können in geteilten Bereichen mitarbeiten; dafür benötigen sie ein Konto.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Vereinsfest organisieren“ erstellen. Hilf mir, passende Bereiche für Veranstaltungen, Personen, Schichten, Zuteilungen, Ausrüstung, Ausleihen und ihre Verbindungen aufzubauen. Frage zuerst nach meinem Ablauf.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Mitglied. Die passenden Vorgänge.
Eva kümmert sich um die Mitgliederverwaltung.
So beginnt es.
Neue Mitglieder treten ein, andere wechseln die Gruppe. Beitragsstände und Kontaktdaten sollen nachvollziehbar bleiben.
So gehören die Informationen zusammen.
Eva legt das neue Mitglied an und verbindet es mit seiner Gruppe. Den Jahresbeitrag erfasst sie als eigenen Vorgang mit Zeitraum und Status.
Geht eine Zahlung ein, aktualisiert sie den Beitrag. Für die nächste Übersicht filtert sie die offenen Beiträge. Die Kontaktinformationen bleiben beim Mitglied, statt in jeder Beitragszeile wiederholt zu werden.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Mitgliedsdaten und Beitragsvorgänge bleiben verbunden und können getrennt gepflegt werden.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Mitglieder & Beiträge“ erstellen. Hilf mir, passende Bereiche für Mitglieder, Gruppen, Beiträge, Ansprechpartner und ihre Verbindungen aufzubauen. Frage zuerst nach meinem Ablauf.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Team. Ein gemeinsamer Plan.
David organisiert das Training einer Freizeitmannschaft.
So beginnt es.
Trainingszeiten ändern sich, Material muss bereitstehen und Vertretungen sollen festgehalten werden.
So gehören die Informationen zusammen.
David verbindet das Training am Donnerstag mit Mannschaft und Trainerin. Für die Einheit hinterlegt er benötigtes Material und den Treffpunkt.
Fällt die Trainerin aus, ordnet er einen Ersatz zu und ergänzt einen Hinweis. Einträge mit Datumsfeldern kann er im Kalender ansehen. Die Änderung ist in geteilten Bereichen für berechtigte Mitglieder nachvollziehbar.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Teams, Termine und Zuständigkeiten stehen im Zusammenhang. Die Planung lässt sich bei Änderungen fortführen.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Training & Mannschaften“ erstellen. Hilf mir, passende Bereiche für Mannschaften, Mitglieder, Training, Trainer, Material und ihre Verbindungen aufzubauen. Frage zuerst nach meinem Ablauf.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Gerät. Eine klare Rückgabe.
Alex verwaltet das Material im Vereinsheim.
So beginnt es.
Lautsprecher, Leuchten und Werkzeug werden für unterschiedliche Veranstaltungen ausgeliehen. Nachher ist oft unklar, bei wem noch etwas liegt.
So gehören die Informationen zusammen.
Alex erfasst die Ausleihe der Tonanlage an die Helfergruppe und hält die geplante Rückgabe fest. Die Ausleihe verbindet er mit Material, Person und Veranstaltung.
Bei der Rücknahme dokumentiert er den Zustand. Ist ein Kabel beschädigt, legt er einen verbundenen Vorgang mit Foto an. Die Tonanlage bleibt als Inventareintrag auch für die nächste Veranstaltung bestehen.
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Die Aufnahmen zeigen konkrete Ansichten in 4tbase. Über das Vergrößern-Symbol kannst du die Angaben genauer ansehen.
Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Ausleihen und Rückgaben sind dem Material zugeordnet. Offene Rückgaben lassen sich gezielt finden.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Inventar & Ausleihe“ erstellen. Hilf mir, passende Bereiche für Inventar, Ausleihen, Personen, Veranstaltungen, Schäden und ihre Verbindungen aufzubauen. Frage zuerst nach meinem Ablauf.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Beschluss. Nachvollziehbar umgesetzt.
Lea führt die Unterlagen des Vereinsvorstands.
So beginnt es.
Der Vorstand beschließt neue Trikots und die Reparatur des Vereinsheims. Protokolle, Angebote und Aufgaben liegen bisher in verschiedenen Ordnern.
So gehören die Informationen zusammen.
Lea legt die Sitzung mit Datum und Protokoll an. Die beiden Beschlüsse erfasst sie getrennt und verbindet sie mit der Sitzung. Zu jedem Beschluss ergänzt sie die zuständige Person und die vereinbarten Aufgaben mit Status und Zieltermin.
Für die Reparatur hängt sie das Angebot an den passenden Vorgang. Vor der nächsten Sitzung prüft sie die noch offenen Aufgaben und ergänzt den aktuellen Stand. Das ursprüngliche Protokoll bleibt mit den Beschlüssen verbunden.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Du kannst vom Beschluss bis zur zugehörigen Aufgabe und Unterlage nachsehen. Der Vorstand findet auch später den Anlass einer Entscheidung wieder.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Vorstand & Beschlüsse“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Sitzungen, Beschlüsse, Aufgaben, Personen, Unterlagen und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Sitzungen mit Datum und Protokoll; Beschlüsse mit Beschlusstext und zuständiger Person; Aufgaben mit Zieltermin und Status. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Förderprojekt. Die passenden Nachweise.
Ben betreut die Förderung für einen neuen Jugendbereich.
So beginnt es.
Zum Antrag gehören ein Finanzierungsplan, Angebote und später Nachweise. Bei mehreren Projekten dürfen die Unterlagen und vereinbarten Termine nicht durcheinandergeraten.
So gehören die Informationen zusammen.
Ben legt das Projekt an und verbindet es mit dem Fördergeber und dem Antrag. Er erfasst beantragten Betrag, Status, Einreichtermin und die im Bescheid genannten Nachweistermine. Antrag und Bescheid legt er als Dateien ab.
Ausgaben erfasst er als einzelne Einträge mit Datum, Betrag und Beleg und ordnet sie dem Projekt zu. Vor der Abgabe geht er die verlangten Nachweise durch und hält fest, welche Unterlagen vollständig sind. Die Zusammenstellung prüft und übermittelt er selbst.
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Was du davon hast.
Du findest Antrag, Bescheid und Belege beim richtigen Projekt. Eine Liste der Nachweise hilft dir, die Abgabe gezielt vorzubereiten.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Förderprojekte & Nachweise“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Projekte, Fördergeber, Anträge, Ausgaben, Nachweise und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Anträge mit Betrag, Status und Einreichtermin; Ausgaben mit Datum und Betrag; Nachweise mit Abgabetermin und Bearbeitungsstand. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Eine Partnerschaft. Klare Vereinbarungen.
Derya betreut die Partner des jährlichen Vereinslaufs.
So beginnt es.
Ein Betrieb stellt Getränke, ein anderer unterstützt den Lauf finanziell. Im Gegenzug sind Logos auf Plakaten und ein Standplatz zugesagt. Die Absprachen sollen nicht in einzelnen Nachrichten verloren gehen.
So gehören die Informationen zusammen.
Derya erfasst jeden Partner mit Ansprechpartnern und verbindet ihn mit der Veranstaltung. Die Vereinbarungen hält sie als eigene Einträge mit Art der Unterstützung, zugesagter Gegenleistung, Status und Termin fest. Schriftliche Zusagen legt sie dazu.
Für das Plakat entsteht eine Aufgabe, das Logo beim Partner anzufragen. Ist es eingegangen, legt sie die Datei ab und aktualisiert den Stand. Nach der Veranstaltung ergänzt sie, welche vereinbarten Leistungen erbracht wurden.
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Was du davon hast.
Du weißt, was zugesagt wurde und was der Verein dafür noch erledigen muss. Ansprechpartner und Unterlagen bleiben mit der Vereinbarung verbunden.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Sponsoren & Partnerschaften“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Partner, Kontakte, Veranstaltungen, Vereinbarungen, Aufgaben und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Vereinbarungen mit Unterstützung, Gegenleistung, Termin und Status; Aufgaben mit zuständiger Person und Zieltermin. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Raum. Klare Absprachen.
Mika koordiniert die Nutzung des Vereinsheims.
So beginnt es.
Eine Gruppe möchte den Saal für einen Workshop nutzen, eine andere plant eine Sitzung. Ansprechpartner, Nutzungszeiten und Schlüsselübergaben sollen nachvollziehbar sein.
So gehören die Informationen zusammen.
Mika legt eine Nutzungsanfrage mit Raum, Beginn, Ende, Gruppe und Kontakt an. Vor der Zusage prüft er die vorhandenen Termine selbst. Den vereinbarten Stand und besondere Absprachen hält er beim Vorgang fest.
Für die Übergabe ergänzt er Datum und verantwortliche Person. Nach der Nutzung dokumentiert er die Rückgabe und gegebenenfalls offene Aufgaben.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Du findest Nutzungszeiten und Ansprechpartner beim Raum. Die manuelle Terminprüfung und die vereinbarten Übergaben lassen sich dokumentieren.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Räume & Nutzung“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Räume, Nutzungen, Gruppen, Kontakte, Übergaben und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Nutzungen mit Beginn, Ende, Status und Absprachen; Übergaben mit Datum und Rückgabestand. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Eine Fahrt. Alle kommen mit.
Tom organisiert die Auswärtsfahrten einer Vereinsgruppe.
So beginnt es.
Für ein Turnier stehen mehrere private Autos zur Verfügung. Es soll klar sein, wer bei wem mitfährt und wo sich die Gruppe trifft.
So gehören die Informationen zusammen.
Tom legt die Fahrt mit Ziel, Datum und Treffpunkt an. Er erfasst die angebotenen Fahrzeuge mit Fahrperson und verfügbaren Plätzen. Jede Mitfahrt verbindet eine Person mit dem Fahrzeug und der Fahrt.
Bei einer Absage passt Tom die Zuordnung an und prüft die Belegung selbst. Eine gefilterte Liste der Fahrt zeigt die aktuellen Mitfahrenden und ihre Fahrpersonen.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Treffpunkte und Mitfahrzuordnungen sind an der Fahrt auffindbar. Änderungen lassen sich nachvollziehbar im gemeinsamen Stand festhalten.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Auswärtsfahrten planen“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Fahrten, Fahrzeuge, Personen, Mitfahrten und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Fahrten mit Datum, Ziel und Treffpunkt; Fahrzeuge mit verfügbaren Plätzen; Mitfahrten mit Zuordnungsstand. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Vereinsmoment. Wieder auffindbar.
Ruth sammelt Material für die Vereinschronik.
So beginnt es.
Alte Fotos, Zeitungsartikel und Protokolle stammen aus unterschiedlichen Jahren. Oft fehlt die Zuordnung zu Veranstaltung oder beteiligten Personen.
So gehören die Informationen zusammen.
Ruth legt Ereignisse mit Datum und Beschreibung an. Fotos und Dokumente ordnet sie als Archivalien mit Titel, Herkunft und bekannter Datierung zu. Personen und Veranstaltungen verbindet sie mit den passenden Einträgen.
Wenn jemand neue Angaben zu einem Foto kennt, ergänzt sie die Quelle und den Hinweis am Eintrag. Für die nächste Chronik sucht sie nach dem betreffenden Ereignis und findet das zugehörige Material.
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Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Material wird über seinen Zusammenhang auffindbar. Ergänzungen und ihre Quellen bleiben beim passenden Archivstück.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Vereinsarchiv & Chronik“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Ereignisse, Archivalien, Personen, Quellen und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Ereignisse mit Datum und Beschreibung; Archivalien mit Titel, Herkunft, Datierung und Notizen. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Jubiläum. Gut vorbereitet.
Oskar bereitet die Ehrungen für die Mitgliederversammlung vor.
So beginnt es.
Mitgliedschaftsdaten, frühere Ehrungen und Vorschläge müssen geprüft werden. Urkunden und Absprachen sollen zum richtigen Anlass gehören.
So gehören die Informationen zusammen.
Oskar erfasst den geplanten Ehrungsanlass und verbindet ihn mit dem Mitglied. Er ergänzt Anlass, geplantes Datum, Prüfstand und zuständige Person. Bisherige Ehrungen bleiben als eigene verbundene Einträge erhalten.
Nach der manuellen Prüfung legt er die Aufgaben für Urkunde und Geschenk an. Nach der Versammlung ergänzt er das tatsächliche Datum und legt vorhandene Unterlagen beim Vorgang ab.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Du kannst Vorbereitungen und frühere Ehrungen nachvollziehen. Die Auswahl und Prüfung erfolgen bewusst durch die Verantwortlichen.
Dein Einstieg mit KI.
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Ich möchte einen Workspace zum Thema „Ehrungen & Jubiläen“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Mitglieder, Ehrungsanlässe, Ehrungen, Aufgaben und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Ehrungsanlässe mit Anlass, geplantem Datum und Prüfstand; Ehrungen mit Datum und Beschreibung; Aufgaben mit Status und Zuständigkeit. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Workshop. Die passende Vorbereitung.
Pia organisiert einen Fotoworkshop im Verein.
So beginnt es.
Zum Kurs gehören mehrere Termine, eine Leitung und Material. Anmeldungen und spätere Änderungen sollen dem passenden Kurs zugeordnet bleiben.
So gehören die Informationen zusammen.
Pia legt den Kurs und die einzelnen Termine mit Ort und Leitung an. Teilnahmen verbindet sie mit Person und Kurs und erfasst den Anmeldestand manuell. Die benötigten Materialien und Unterlagen ordnet sie dem Kurs zu.
Bei einer Absage aktualisiert sie den Teilnahmestand. Vor dem nächsten Termin prüft sie die Teilnehmerliste und die Materialnotizen und hält offene Vorbereitungen als Aufgaben fest.
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Die Aufnahmen zeigen konkrete Ansichten in 4tbase. Über das Vergrößern-Symbol kannst du die Angaben genauer ansehen.
Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Du findest Teilnahmen, Unterlagen und Termine beim Kurs und kannst die Vorbereitung mit der Kursleitung abstimmen.
Dein Einstieg mit KI.
Nutze diesen Text als Ausgangspunkt im 4tbase-Chat – oder erstelle den Aufbau manuell.
Ich möchte einen Workspace zum Thema „Kurse & Workshops“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Kurse, Termine, Personen, Teilnahmen, Material und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Termine mit Datum und Ort; Teilnahmen mit Anmeldestand; Material mit Bezeichnung und Vorbereitungsnotizen. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Wettbewerb. Der Rückblick bleibt.
Nele dokumentiert die Wettbewerbe einer Vereinsgruppe.
So beginnt es.
Mehrere Mitglieder nehmen an verschiedenen Disziplinen teil. Ausschreibungen, Startzeiten und spätere Ergebnislisten sollen zusammen auffindbar sein.
So gehören die Informationen zusammen.
Nele legt den Wettbewerb mit Datum und Ort an. Jede Teilnahme verbindet sie mit Mitglied und Disziplin und ergänzt den manuell gepflegten Meldestand und die bekannte Startzeit. Ausschreibungen legt sie beim Wettbewerb ab.
Nach dem Wettbewerb trägt sie die veröffentlichten Ergebnisse ein und legt die Ergebnisliste dazu. Über das Mitglied findet sie auch frühere Teilnahmen wieder.
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Die Aufnahmen zeigen konkrete Ansichten in 4tbase. Über das Vergrößern-Symbol kannst du die Angaben genauer ansehen.
Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Du kannst die Vorbereitung und den späteren Rückblick verbinden. Ergebnisse bleiben mit Wettbewerb, Disziplin und Mitglied verknüpft.
Dein Einstieg mit KI.
Nutze diesen Text als Ausgangspunkt im 4tbase-Chat – oder erstelle den Aufbau manuell.
Ich möchte einen Workspace zum Thema „Wettbewerbe & Ergebnisse“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Wettbewerbe, Disziplinen, Mitglieder, Teilnahmen und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Wettbewerbe mit Datum und Ort; Teilnahmen mit Meldestand, Startzeit und Ergebnistext. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.
Ein Arbeitstag. Jeder kennt seine Aufgabe.
Luis koordiniert die Pflege des Vereinsgeländes.
So beginnt es.
Vor der Saison müssen Zaun, Beete und Lagerräume vorbereitet werden. Welche Arbeiten anstehen und welches Werkzeug gebraucht wird, soll gemeinsam sichtbar sein.
So gehören die Informationen zusammen.
Luis legt den Arbeitsdienst mit Datum an. Er verbindet die einzelnen Arbeiten mit dem jeweiligen Geländebereich, der zuständigen Person und dem benötigten Material. Für jede Arbeit hält er Umfang und Status fest.
Beim Arbeitstag ergänzt das Team die erledigten Schritte. Ein noch fehlendes Ersatzteil wird als offene Aufgabe erfasst und bleibt mit der betroffenen Arbeit verbunden.
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Ein Aufbau, der zum Ablauf passt.
Diese Bereiche könnten zusammenarbeiten. Felder und Verbindungen lassen sich jederzeit ergänzen.
Was du davon hast.
Die Arbeiten lassen sich gezielt verteilen und fortführen. Auch nach dem Termin bleibt sichtbar, was noch nicht abgeschlossen ist.
Dein Einstieg mit KI.
Nutze diesen Text als Ausgangspunkt im 4tbase-Chat – oder erstelle den Aufbau manuell.
Ich möchte einen Workspace zum Thema „Arbeitsdienste organisieren“ erstellen. Frage zuerst nach meinem Ablauf. Schlage passende Bereiche für Arbeitsdienste, Geländebereiche, Arbeiten, Personen, Material und ihre Verbindungen vor. Als Ausgangspunkt brauche ich Arbeitsdienste mit Datum; Arbeiten mit Beschreibung, Umfang und Status; Material mit Bezeichnung und Bedarfshinweis. Hilf mir anschließend, den Aufbau Schritt für Schritt anzulegen.Illustratives Beispiel, keine Kundenreferenz. Kein automatischer Workspace-Import.